Rohkaffee-Beschaffung in Zeiten von Preisvolatilität: 7 Strategien für 2026

Kennst du das auch?

Du öffnest die Preisliste deines Rohkaffee-Händlers und dein Herz rutscht dir in die Hose. Die hohen Kaffeepreise der letzten Jahre scheinen kein Ende zu nehmen und die Planung für die Zukunft fühlt sich an wie ein Blick in die Glaskugel. Die Prognosen für 2026 haben das Problem aller Prognosen, sie vermuten einen Zustand in der Zukunft, der nicht sicher ist. Auf der einen Seite hören wir aus Brasilien und Vietnam, dass mit Rekordernten zu rechnen ist – was den Kaffeepreis rapide fallen lassen würde – auf der anderen Seite wissen wir, dass die Läger sowohl in den Kaffeeproduzierenden Ländern, als auch bei uns leer, bzw. nicht besonders gut gefüllt sind. Dazu kommt extreme Volatilität – in 2025 oszillierte der Preis bis zu 160 US$ Cent pro Libra, im Unterschied zwischen höchstem und niedrigstem Preis an der Börse. Und nicht zuletzt, mangelhafte Liquidität, bedingt durch die hohen Kaffeepreise.
 Berücksichtigen wir dies alles, können wir vielleicht von einer vorsichtigen Prognose für 2026 ausgehen, dass wir uns auf einem hohen Niveau einpendeln werden – irgendwo zwischen 310 und 360 US-Dollar pro Pfund.

Das ist kein Grund zur Panik, aber ein Weckruf. Die alten Strategien funktionieren nicht mehr. Es ist an der Zeit, umzudenken und deine Beschaffung neu aufzustellen. Wir haben sieben Strategien für dich zusammengetragen, wie du auch 2026 erfolgreich und rentabel Rohkaffee einkaufen kannst.

Die volatilität der Börse der letzten 40 Jahre. Aktuell sind wir in einer Phase des Allzeithochs.

#1 Langfristige Partnerschaften statt kurzfristiger Deals

In einem volatilen Markt ist Vertrauen die härteste Währung. Anstatt ständig den günstigsten Preis zu jagen, investiere in langfristige Beziehungen zu deinen Importeuren und, wenn möglich, direkt zu den Produzenten. Eine starke Partnerschaft bedeutet mehr als nur Kaffee zu kaufen. Es bedeutet offene Kommunikation, gegenseitiges Verständnis und die Bereitschaft, gemeinsam durch schwierige Zeiten zu gehen.

Vielleicht hast du die Möglichkeit, dir bei einem Produzenten langfristig ein Lot zu sichern. Vielleicht kannst Du so etwas wie eine Patenschaft für den Kaffee übernehmen. Was heißt das? Du gehst mit dem Produzenten eine langfristige Verbindung ein und ihr werdet gemeinsame Unternehmer. Mit allen Chancen und Herausforderungen. Eine Möglichkeit wie so etwas funktionieren kann ist unser eigenes Projekt Finca Las Flores in Nicaragua.

Direkte Kontakte mit Produzenten können dir langfristig ein besser kalkulierbares Produkt garantieren.

#2 Kleinere, aber smartere Einkäufe

Die Zeiten, in denen man riesige Mengen auf einmal gekauft hat, um ein paar Cent pro Pfund zu sparen, sind vorbei. Hohe Preise binden enormes Kapital und erhöhen das Risiko.

Überlege, ob du deine Einkaufsstrategie anpassen kannst: kleinere Mengen, dafür aber häufiger. Das reduziert nicht nur dein finanzielles Risiko, sondern gibt dir auch mehr Flexibilität, auf Marktveränderungen zu reagieren und dein Sortiment frisch und spannend zu halten.

Aber, behalte den Erntekalender im Auge und plane sorgfältig die Mengen für deine Standardkaffees. Überlege auch, ob du für die Standards Kontrakte eingehst, so dass du ausreichend Kaffee für die Saison zur Verfügung hast. Bei vermeintlich zu hohen Einkaufspreisen rechne langfristig mit dem Cost Average Effekt . Am Ende gleicht es sich wieder aus.

#3 Transparente Preisgestaltung: Deine Kunden verstehen mehr, als du denkst

Niemand mag Preiserhöhungen, aber deine Kunden sind nicht dumm. Sie bekommen mit, dass alles teurer wird. Anstatt Preisanpassungen stillschweigend durchzuführen, kommuniziere offen und ehrlich. Erkläre, warum deine Preise steigen. Erzähle die Geschichte hinter dem Kaffee, die gestiegenen Kosten für die Bauern, die Herausforderungen in der Logistik.

Wenn Kunden verstehen, dass dein Preis die Qualität und die harte Arbeit dahinter widerspiegelt, sind sie eher bereit, ihn zu zahlen. Das schafft Vertrauen und eine tiefere Kundenbindung.

Und: Entschuldige dich nicht für Preiserhöhungen. Du kannst nichts dafür. Gehe souverän damit um.

#4 Deine Sortiments-Architektur neu denken

Musst du wirklich zehn verschiedene Single Origins im Angebot haben? Hohe Preise sind eine Chance, dein Sortiment zu schärfen. Konzentriere dich auf einige wenige, aber herausragende Kaffees, deren Geschichte du wirklich erzählen kannst. Gleichzeitig wird der Blend wieder zum Star deines Portfolios.

Mit einer cleveren Mischung kannst du nicht nur ein einzigartiges Geschmacksprofil schaffen, sondern auch einen stabilen Preispunkt, der weniger anfällig für die Schwankungen einzelner Herkünfte ist.

Gibt es Kaffees in deinem Sortiment, die du aussortieren kannst?

#5 Finanzielle Puffer aufbauen: Dein Airbag für Preisschocks

Wenn die Preise unvorhersehbar sind, brauchst du einen finanziellen Airbag. Das klingt banal, wird aber oft vernachlässigt. Eine disziplinierte Finanzplanung ist jetzt wichtiger denn je. Lege einen Teil deiner Einnahmen gezielt als Puffer für unerwartete Preissprünge zurück. Das gibt dir die Freiheit, auch in teuren Phasen nicht auf Qualität verzichten zu müssen und handlungsfähig zu bleiben, wenn sich eine gute Gelegenheit bietet.

Du hast keinen Spielraum bei deinen Einnahmen? Nichts was du zur Seite legen kannst? Dann wird es höchste Zeit sich einmal mit deinen Kennzahlen zu beschäftigen und Strukturen zu überprüfen. Schau, wo du effizienter arbeiten kannst, damit du wieder Spielraum bekommst.

#6 Finanzinstrumente prüfen: Forward Contracts und Hedging

Für fortgeschrittene Röster kann es sich lohnen, sich mit Finanzinstrumenten zu beschäftigen. Mit Forward Contracts kannst du dir heute schon einen Preis für eine zukünftige Lieferung sichern.

Hedging ist eine weitere Möglichkeit, dich gegen Preisschwankungen abzusichern. Das ist kein Thema für Anfänger und erfordert eine gute Beratung, aber es kann ein mächtiges Werkzeug sein, um Stabilität in deine Planung zu bringen. Sprich mit deinem Rohkaffee-Händler darüber – viele bieten solche Modelle an.

Aber bedenke, in der Regel lohnt sich das erst ab einer größeren Menge, wenn du im Bereich von 20 bis 60 Tonnen im Jahr produzierst.

#7 Kollaboration statt Konkurrenz: Gemeinsam seid ihr stärker

Du bist nicht allein. Anderen kleinen Röstern geht es genauso wie dir. Warum also nicht die Kräfte bündeln? Überlegt, ob ihr eine Einkaufsgemeinschaft gründen könnt. Wenn ihr gemeinsam größere Mengen abnehmt, habt ihr eine bessere Verhandlungsposition und könnt euch die Kosten für Logistik und Import teilen. Das stärkt nicht nur eure Position am Markt, sondern schafft auch ein wertvolles Netzwerk für den Austausch von Wissen und Erfahrungen.

Die Herausforderungen sind real,

aber sie bieten auch die Chance, dein Geschäftsmodell zu schärfen und resilienter zu machen. Ich schreibe diesen Artikel Heiligabend 2025. Von vielen Röstern höre ich, dass nach einem herausforderndem Jahr 2025 das Weihnachtsgeschäft ganz großartig gelaufen ist und die geplanten Ziele erreicht oder übererfüllt wurden. Das zeigt uns, Kaffee ist immer ein gutes Produkt, auch in Zeiten wirtschaftlicher Unsicherheiten. Mit der richtigen Strategie kannst du auch 2026 nicht nur überleben, sondern wachsen und deine Kunden mit exzellentem Kaffee begeistern.